SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN DAN KETATAUSAHAAN SEKOLAH

-->

A.  Konsep Dasar Informasi

Dalam kehidupan masyarakat luas, kata informasi pada umumnya sudah tidak dipandang sebagai istilah yang asing. Di kalangan aparat kependidikan pun bahkan telah dipakai dalam pembicaraan keseharia, terutama pada kegiatan-kegiatan resmi. Pada saat saat berupacara, rapat-rapat, dan juga dalam kegiatan belajar mengajar tidak jarang berulang kali kata informasi disebut-sebut. Dalam pembicaraan umum tersebut para pembicara sering memaksudkannya sebagai berita atau keterangan yang adakalanya di identikan dengan data. Data memang mempunyai kaitan erat dengan informasi dan bisa pula terjadi untuk suatu hal yang sama dikatakan data dan juga dikatakan informasi. Namun demikian pengertian keduanya sangatlah berbeda, maksud dalam hal yang dikatakan informasi. Sedangkan dalam hal data tidak terkait oleh kedua hal tersebut.

Jadi bila catatan mingguan seseorang guru tentang kehadiran siswa selama satu semester yang belum atau tidak dikaitkan dengan kepentingan suatu tindakan, seperti apa yang harus diambilnya terhadap siswa tertentu yang absen sebanyak sekian kali, hanyalah merupakan data belaka.

Akan tetapi dikala keputusan harus dibuatnya, manakala seseorang siswa absen melebihi batas toleransi yang ditentukan, maka dari data tersebut guru akan memperoleh informasi setelah terlebih dahulu melakukan pemeriksaan, pemilihan dan penghitungan. Artinya ada langkah-langkah atau proses yang ditempuh sehingga data ini digunakan memberi arti bagi pengambilan keputusan. Dengan demikian data merupakan bahan untuk menjadi informasi setelah dip roses dengan prosedur, teknik dan cara sesuai kepentingannya. Atau dengan kata lain informasi adalah data terpilih yang telah diproses dalam suatu sistem untuk menjadikannya dapat memberi arti. Batasan informasi tersebut memberi gambaran adanya transfer dari data melalui suatu prosedur dengan menggunakan teknik, dan cara tertentu.

Alasan Kebutuhan Informasi Bermutu Dalam Pendidikan

Tidak disangka lagi bahwa setiap lapangan  kehidupan dan kegiatan manusia memerlukan informasi. Sanders (1973) bahkan mengemukakan terdapat tiga elemen dasar kegiatan kemanusiaan, yakni : informasi, energy, dan material. Informasi adalah juga substansi dari seluruh aktivitas intelektual manusia. Maka berkaitan dengan itu pula informasi bukan hanya dibutuhkan bagi penyelenggara pendidikan tetapi sebagai bagian esensial dari pendidikan itu sendiri.

Pada bagian terdahulu telah dikemukakan bahwa pendidikan dalam arrti luas berkaitan dengan dinamika kehidupan manusia dan bersangkutan dengan pertumbuhkembangan aspek-aspek insani yang hendaknya berlangsung semenjak dalam kandungan sampai ke liang lahat. Namun dalam arti teknis, dikemukakan Oteng Sutisna (1991) “Pendidikan menunjuk kepada suatu proses yang disengaja dengan mana orang-orang dijadikan sasaran pengaruh suatu lingkungan yang dipilih dan dikontrol sedemikian rupa hingga mereka dapat memperoleh kemampuan social dan perkembangan individual yang optimum”. Dalam arti teknis tersebut jelas berindikasikan upaya yang dalam praktek umumnya melibatkan berbagai pihak, sumber-sumber, dan jaringan kerja yang dibuat untuk itu. Upaya tersebut terbentuk dalam suatu sistem kerjasama yang berusaha agar berlangsungnya proses yang dimaksud. Artinya berusaha menciptakan lingkungan yang memungkinkan terjadinya peristiwa kegiatan belajar mengajar ke arah tercapainya suatu tujuan. Secara singkat dikatakan terwujudnya dalam institutionalized schooling.

Dalam perkembangan upaya perlembagaan pendidikan tersebut ternyata makin membentuk jaringan yang sangat kompleks. Hal itu terjadi pula pada sistem nasional pendidikan di Indonesia yang meibatkan hampir semua departemen atau instansi pemerintahan serta upaya-upaya swasta yang dikelola langsung oleh masyarakat. Lebih jauh lagi bahkan telah terjadi kerjasama antar Negara bilateral maupun multinasional. Dalam keadaan demikian sudah tentu tekanan terdapat pertimbangan-pertimbangan dalam mengambil keputusan menjadi semakin besar. Maka konsekuensinya adalah tersedianya informasi yang komprehensif dan memadai. Ini artinya informasi kependidikan harus ditingkatkan agar menjadi bermutu.

Ada lima hal yang oleh Sanders (1973) dikatakan yang dapat memberikan tekanan terhadap tuntutan pengembangan informasi bagi organisasi-organisasi social seperti halnya organisasi kependidikan.

1.   Peningkatan volume pekerjaan tulis menulis. Dalam hal ini penanganan kesanggupan pada kebanyakan organisasi makin membebani dikarenakan oleh semakin besar da rumitnya organisasi, bertambahnya tuntutan terhadap data yang bersumber dari luar, dan permintaan para administrator terhadap informasi yang banyak.

2.   Permintaan ketepatan waktu. Dalam pertambahan volume informasi sering terjadi pengurangan kecepatan dalam pemerosesan. Para manajer meminta informasi yang tepat waktu. Sebab sekalipun mereka menerima informasi tentang suatu hal yang sesungguhnya pasti dalam waktu singkat, informasi yang mengurangi unsure ketidakpastian malah sering terlambat.

3.   Permintaan kualitas. Banyak administrator pendidikan bertanggung jawab dalam mengawasi kegiatan tehadap sejumlah besar sekolah yang terpancar pada suatu wilayah. Mereka mesti memiliki informasi yang akurat jika melakukan control terhadap yang semestinya. Akan tetapi manakala sutu operasi pengelolaan data tertahan dan melampaui kemampuan rencana semula, maka ketidakakuratan mulai menampakan diri. Kekurangan memadai kontrol mengakibatkan kekurangan memadai unjuk kerja. Maka dari itu sewajarnyalah akan menuntut kualitas yang lebih baik terhadap informasi yang diterima.

4.   Tekanan dari perubahan lingkungan luar. Perubahan yang cepat telah terjadi di bidang sosial, ekonomi, dan teknik. Bagaimana hal tersebut mempunyai pengaruh yang berarti bagi lingkungan di mana suatu organisasi berada, bagi perencanaan yang para manajer harus melakukannnya, dan bagi informasi yang harus mereka miliki.

5.   Biaya. Peningkatan biaya pekerjaan, material, dan ongkos-ongkos lain berkaitan dengan operasi pengelolaan data akhirnya menuntut perhatian manajerial.

Kegagalan suatu keputusan bisa berawal dari akibat informasi yang tersedia kurang. Kasus keputusan yang tidak efektif baik dalam lingkungan makro, meso maupun makro dalam penyelengaraan pendidikan, jika ditelusuri sangat mungkin diakibatkan oleh informasi kependidikan itu sendiri. Fenomenanya dapat dilihat mulai dari data kependidikan yang mungkin masih kabur atau objektivitasnya semu. Lalu pemerosesan data kependidikan tersebut pada umumnya masih controversial sehingga tingkat keapikan, kecepatan, keringkasan, dan kesesuaiannya rendah. Maka dalam situasi yang cendrung selalu makin kritis para pembuat keputusan sangat mungkin melakukannya asal saja. Pertimbangan-pertimbangan yang dilakukan tidak memiliki pijakan yang memadai, terutama bagi mereka yang tidak memiliki kemampuan untuk melakukan rational judgement yang mantap. Karena itu pengembangan dan pembinaan sistem informasi untuk manajemen merupakan hal yang tidak dapat ditawar lagi.

Jadi objektivitas data yang benar belum dijamin memperoleh informasi bermutu, sebab karakteristik mutu informasi seperti ketepatan, waktu, ringkas dan sesuai sangatlah mungkin berkadar rendah jika data tersebut diolah oleh sistem yang tidak memadai untuk memenuhi karakteristik tersebut seperti yang diharapkan. Maka dari itu pemenuhan terhadap informasi bermutu dalam pendidikan memerlukan pembanahan yang mencakup keseluruhan sistem penyelenggaraan pendidikan yang bersangkutan.

Dapat disimpulkan Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input - proses – output.

Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya

Kualitas informasi;

Tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :

• Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.

• Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

• Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Metode pengumpulan data / Informasi 
1.  Pengamatan langsung

2.  Wawancara

3.  Perkiraan koserponden

4.  Daftar pertanyaan

B.  Jenis dan lingkup laporan kependidikan

Dalam praktek sistem administrasinasional pendidikan, pelaporan telah menjadi bagian yang terlembagakan dalam arti segala sesuatunya ditetapkan dengan ketentuan yang diberlakukan untuk satuan-satuan organisasi yang ada. Sejalan dengan itu menurut Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan tanggal 19 Januar 1983 Nomor 050/0/1983, laporan dan pertanggungjwaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi.

Sebagai suatu proses penyampaian informasi seseorang kepada suatu kelompok atau orang yang menerima laporan. Dengan demikian ada empat unsur terkait yang harus ada yaitu : subjek pelapor, isi laporan atau informasi, tujuan laporan, dan penerima laporan.

Adapun klasifikasi laporan atau informasi yang diterapkan dalam organisasinasional pendididkan dapat dilihat pada jenis dan lingkup laporan kependidikan. Dalam hal ini jenis yang dikenal terbagi dalam laporan berkala dan laporan incidental. Laporan berkala meliputi :

a.    Laporan tengah tahunan dan laporan tahunan;

b.   Laporan data statistik;

c.    Laporan supervisi pendidikan; dan

d.   Laporan berkala lainnya.

Laporan isidental adalah laporan yang perlu disampaikan berhubungan dengan adanya kasus atau permasalahan tertentu.

C. Ruang Lingkup Laporan Pendidikan

Adapun ruang lingkup laporan pendidikan, khususnya untuk persekolahan meliputi tugas pokok lembaga pendidikan sekolah, yaitu :

a.    Program pengajaran;

b.   Kesiswaan;

c.    Kepegawaian;

d.   Keuangan;

e.    Peralatan pengajaran;

f.    Gedung dan perlengkapan sekolah;

g.   Surat-menyurat;

h.   Perpustakaan;

i.     Pembina kesiswaan; dan

j.     Hubungan sekolah dan masyarakat.

            Laporan tengah tahunan dan laoran tahunan disusun oleh kandep Dikbud Kabupaten/Kotamadya yang berdasarkan Keputusan Mendikbud Nomor 0363/0/1988 tanggal 20 Juli 1988 berarti harus pula mencakup hasil pelaksanaan program pendidikan di sekolah menengah. Laporan tersebut disusun dalam suatu Rapat Kerja Daerah (Rakerda) tingkat II yang dikordinasikan oleh Kepala Kandep Dikbud. Laporan tengah tahunan harus berisi informasi tentang hal-hal sebagai berikut :

a.    Memberikan data dan fakta, baik kuantitatif maupun kualitatif.

b.   Kekurangan dan kegagalan pencapaian target dengan menjelaskan permasalahan yang dihadapi dan upaya mengatasi.

c.    Penyimpangan yang mungkin terjadi terpaksa dilakukan berdasarkan rasionalitas yang kuat.

Dengan ketiga hal di atas berfungsi sebagai sarana Conccurent Control, yaitu pengawasan dan pengendalian pelaksanaan rencana dan program yang sedang berjalan.

Adapun laporan tahunan harus berisi informasi sebagai berikut :

a.    Pelaksanaan program selama tahun anggaran yang sedang berjalan, baik rutin maupun pembangunan.

b.   Usulan rencana dan program rutin dan pembangunan tahun berikut

c.    Usulan kebijaksanaan pembangunan dua tahun berikut.

Dengan demikian laporan tahunan berfungsi sebagai sarana Post Control, yaitu pengawasan dan penilaian akhir. Pemimpin dapat membandingkan hasil dengan rencana yang suda ditentukan sebelumnya. Atas dasar laporan tahunan, pemimpin Departemen dapat menentukan kebijaksanaan dan keputusan pada setiap Rakernas dalam rangka pelaksanaan program pembangunan nasional di bidang pendidikan dan kebudayaan.

Laporan data statistik dibuat oleh lembaga pendidikan atau persekolahan pada setiap tahun. Penanganan data statistik tersebut dilakukan oleh unit-unit kerja sebagai berikut :

a.    Urusan data dan statistik Kandep Dikbud Kecamatan bertugas mengumpulkan data dan menyusun statistic tingkat kecamatan.

b.    Sub Bagian Penyusun Rencana dan Program Kandep Dikbud Kabupaten/Kota mengumpulkan dan mengolah data pendidikan dan kebudayaan di wilayah kerjanya.

c.    Bagian Perencanaan Kanwil Depdikbud berfungsi sebagai BANK DATA DAERAH.

d.   Pusat informatika untuk Pengelolaan Pendidikan dan Kebudayaan, Badan Penelitian dan Pengembangan Pendidikan dan Kebudayaan berperan sebagai BANK DATA NASIONAL.

Memperhatikan pengertian informasi, kebutuhan akan mutunya dan kedudukannya pada sistem pelaporan organisasi nasional pendidikan dijelaskan bahwa efektivitas penyelenggaraan pendidikan pada level manajemen manapun sangat bergantung pula pada informasi terakait beserta penanganannya.

1.   Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Nasional Pendidikan

Definisi sistem Informasi manajemen yang telah umum dikenal orang dikemukakan Gordon B. Davis (1974), yaitu sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem itu sendiri hadir sehubungan dengan berbagai tekanan untuk mengembangkan informasi sejalan dengan perkembangan lingkungan organisasi.

Informasi dapat dikembangkan dengan berbagai cara. Informasi yang baik memungkinkan dapat dikembangkan dengan menerapkan cara-cara manual, mesin bukan komputer, teknik-teknik yang dikomputerisasikan atau berbagai kombinasi dari semua itu.

Cara apapun yang ditempuh, berdasar pada definisi di atas, yang paling penting adalah fungsi dari sistem itu sendiri benar-benar dapat memberikan dukungan bagi pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian dam pengawasan terhadap aktivitas organisasi serta tindakan-tindakan yang diambil. Disamping itu cirri utamanya adalah keterpaduan atau integrasi dari semua aspek yang terlibat sehingga mencapai Sinergetic benefits, yaitu pengaruh keseluruhan lebih besar dari sekedar jumlah bagian.

Adapun keterpaduan sistem dapat dibedakan dalam tiga jenis : keterpaduan horizontal, keterpaduan vertical, dan keterpaduan longitudinal (Hussain, 1977). Keterpaduan yang terjadi dalam arus data dan informasi antara unit-unit kerja pada satu tingkat yang sama adalah sebagai keterpaduan horizontal. Contohnya pada struktur organisasi Kanwil terdapat Bagian Pereencanaan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan dan Bagian Perlengkapan yang keempatnya sebagai unit kerja pada tingkat yang sama. Keempat unit kerja Kanwil ini harus terkordinasi secara rapi sehingga merupakan satu kesatuan informasi yang padu.

Pada suatu organisasi yang cukup besar setidaknya terdapat tiga tingkatan yang berbeda. Ada managemen puncak atau atas yang berfungsi dalam perencanaan dan pengorganisasiaan, ada managemen menengah yang berfungsi dalam pengarahan dan pengendalian, dan managemen bawah berfungsi operasi atau pelaksanaan. Contohnya untuk organisasi pendidikan tingkat propinsi, Kanwil merupakan managemen atas, Kandep Kabupaten/Kota dan Kandep Kecematan sebagai managemen menengah, dan sekolah-sekolah adalah managemen bawah.

Contoh Keterpaduan Horisontal

Bagian                         Bagian                         Bagian             Bagian

Perencanaan                Kepegawaian              Keuangan        Perlengkapan

           

Arus data dan informasi pada ketiga tingkatan harus berjalan lancer hingga proses managemen dapat berjalan efektif. Untuk itu kordinasi perlu dilakukan agar adanya keterpaduan antar ketiga tingkatan managemen tersebut. Adapun keterpaduan longitudinal berkaitan dengan dimensi waktu dari arus data dan informasi.

Informasi dalam keterpaduan longitudinal ini diperlukan untuk pencatatan seperti pembuatan transkip studi siswa, dan untuk keperluan peramalan nilai-nilai kemmudian dari variabel-variabel seperti pola penyusunan staf, dan program kurikuler.

Erat hubungannya dengan keterpaduan sistem adalah keterkaitan komponen-komponen sistem untuk pembuatan informasi dalam hal ini ada Sembilan komponen utama sistem yang mempunyai keterkaitan sebagai input, pengolahan, kontrol, dan balikan, dan keluaran dalam proses pembutan suatu informasi. Keterkaitan tersebut digambarkan Hussain.

Komponen ke Sembilan tersebut adalah data asli, pengecekan dan pengeditan data, pengolahan data, informasi, pemakai, kebutuhan informasi, data baru, perintah pengolahan dan data historis.

Sesuai dengan keterpaduan dan keterkaitan komponen-komponen dari pembuatan informasi maka ada beberapa prinsip umum dalam sistem informasi untuk managemen ini. Prinsip-prinsip penting di antaranya sebagai berikut :

a.    Mempunyai tujuan;

b.   Berdasarkan kepada perencanaan yang matang;

c.    Berorientasi pada kepentingan managemen;

d.   Menganut sistem terbuka;

e.    Mengutamakan kualitas informasi;

f.    Menganut prinsip-prinsip dan sentralisasi dan desentralisasi.

D.    Pengertian dan Fungsi Tata Usaha Sekolah

Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka ADMINISTRASI berasal dari Bahasa Latin yaitu Ad+Ministrare. Ad berarti intensif, sedangkan Ministrare berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan (Husaini Usman, 2006).Menurut The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu: (1) melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, (2) menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan (3) membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Istilah tata usaha telah cukup lama dikenal dikalangan umum masyarakat Indonesia. Dalam era kini yang dikenal sebagai abad informatika istilah tata usaha bahkan masih tetap digunakan. Demikian pula dalam dunia persekolahan hingga dewasa ini. Karena itu perlu di kaji beberapa hal pokok yang berkaitan dengan ini sehingga memudahkan untuk memahami kedudukan dan kecendrungan pemakaian dalam sistem informasi pendidikan.

Ada dua hal pokok yang dikupas yaitu pengertian dan fungsi. Pada kebanyakan literatur yang ada hampir senada, mengemukakan tentang istilah Tata Usaha sebagai maksud dari administrasi yang berasal dari bahasa Belanda, “administratie” (Liang Gie, 1977), Paul Mahieu dalam bukunya “De Administratie Organisatie der Onderneming”, merumuskan dalam administrative sebagai pendidikan catatan keterangn-keterangan secara tertulis agar kelak dapat dipergunakan. (Priata dkk, 1977). Tata usaha tidak hanya dalam hal tulis-menulis tetapi juga dalam hal keuangan, kepagawaian, dan bahkan perlengkapan.

Fungsi utama tata usaha sekolah adalah memberikan layanan administratif bagi beroperasinya sistem persekolahan. Layanan administratif yang dimaksud identik dengan istilah “administrative managemen” yang mulai dipakai di Amerika Serikat pada tahun tiga puluhan yaitu istilah dengan menggunakan untuk mencakup semua proses penyelenggaraan yang melancarkan pelaksanaan tugas puncak pimpinan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. (Priata dkk, 1977).

Salah satu tugas ppokok pimpinan adalah menentukan kebijaksanaan (policy) organisasi dan untuk itu harus membuat putusan-putusan berkenaan dengan fungsi organisasi yang dipimpinnya. Kegiatan ketatausahaan sekolah adalah tugas yang menyangkut pengurus surat dan penyusunan data/statistik sekolah.  Pengurus surat adalah tata kerja atau prosedur surat menyurat yang mencakup kegiatan-kegiatan mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan surat-surat. (Dpdikbud RI, 1988). Sedangakan penyusunan data/statistik sekolah dapat dikatakan sebagai kegiatan membuat daftar, grafik, dan atau data dari tabel data terkumpul sehingga tersajikan dalam gambar atau bagan yang memperlihatkan nilai.

E.     Klasifikasi Pekerjaan Petugas Tata Usaha Sekolah

Jumlah petugas tata usaha di suatu sekolah dan sekolah lain tidaklah sama. Namun demikian berdasar pada deskripsi pekerjaan yang berhubungan dengan yang terjadi dalam pengurusan surat, maka petugas tata usaha sekolah yang pokok dapat diklasifikasikan dalam pengurusan surat masuk penting yang melibatkan :

1)   Pencatat surat yang bertugas :

a.    Menerima surat penting dari penerima surat.

b.   Meneliti kelengkapan lampiran, jika ada.

c.    Membubuhkan stempel tanggal dan jam penerima pada surat.

d.   Mencatat surat-surat penting pada kartu kendali.

e.    Menyampaikan surat dan tiga rangkap kartu kendali yang telah diisi kepada pengarah surat.

2)      Pengarah surat yang bertugas :

a.    Menerima dan meneliti surat-surat serta beserta kartu kendali (tiga rangkap dari Pencatat Surat)

b.   Menentukan kemana surat tersebut harus diarahkan dengan menuliskan pada kolom “pengolah” yang tercantum dalam kartu kendali.

c.    Menyampaikan surat beserta kartu kendali (rangkap tiga) kepada petugas tata usaha pengolah.

d.   Menerima kartu kendalo ke I (putih) dan ke II (biru) dari petugas tata usaha pengolah.

e.    Menyimpan kartu kendali ke II kepada piñata arsip.

3)   Piñata Arsip (Arsiparis) yang bertugas menerima kartu kendali ke II dari Pengarah dan menyimpan di dalam file kartu kendali.

4)      Petugas Tata Usaha Pengolah bertugas :

a.    Menerima surat dan tiga rangkap kartu kendali dari Pengarah.

b.   Memaraf kartu kendali rangkap tiga pada kolom “paraf”.

c.    Mengembalikan karu kendali ke I dank e II kepada Pengarah.

d.   Menyimpan kartu kendali ke III (merah) di dalam file kartu kendali.

e.    Menyampaikan surat kepada Pengolah dengan dilampiri lembaran disposisi rangkap dua.

f.    Menerima kembali surat dari Pengolah dan meneruskannya kepada Pelaksana yang ditunjuk.

5)      Pengolah/Pemimpin Pengolah yang bertugas :

a.    Menerima, membaca dan mempelajari surat yang diterima dari petugas tata usaha pengolah.

b.   Memberikan disposisi pada lembar disposisi.

c.    Menyampaikan surat dan satu lembar disposisi pengolah kepada petugas tata usaha pengolah untuk diteruskan kepada pelaksana yang ditunjuk untuk mengolahsurat tersebut.

d.   Menyimpan satu lembar disposisi sebagai alat kontrol (hal ini dilaksanakan oleh petugas tata usaha pengolah).

6)      Pelaksana (sebagai pengolah) yang ditunjuk oleh pemimpin pengolah yang bertugas :

a.       Menerima surat yang telah dilampiri disposisi pengolah dari petugas tat usaha pengolah.

b.      Mempelajari dan memperoses surat selanjutnya sesuai dengan disposisi pimpinan pengolah.

c.       Menyampaikan hasil pengolahan kepada pimpinan pengolah dengan melalui petugas tata usaha pengolah.

Disamping surat masuk penting ada pula jenis surat masuk biasa (rutin) dan surat masuk rahasia/tertutup. Pengurusan kedua jenis surat masuk tersebut tidak menggunakan kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pencatatan yang untuk masing-masing disebut “lembar pengantar surat rutin” dan lembar “pengantar surat rahasia”.

Dalam halnya pengurusan surat keluar bermula dari konsep surat yang dibuat oleh pelaksana pengolah yang kemudian diteliti oleh pimpinan unit pengolah guna perbaikan dan sebagainya. Apabila telah memenuhi syarat maka diketik oleh tat usaha untuk pengolah dan ditandatangani oleh pimpinan unit dekolah. Untuk selanjutnya diproses melalui tahap sebagai berikut :

1)      Sekretaris pengolah/tata usaha unit pengolah mengisi catatan mengenai surat pada kolom di kartu kendali dalam rangkap tiga, lalu surat asli dan tebusannya serta kartu kendali disampaikan kepada pencatat surat di kearsipan.

2)      Pencatat surat mengisi nomor surat dan membubuhkan cap dinas pada surat dan pertinggal aslinya. Menyempurnakan kolom-kolom nomor durat dan sebagainya pada kartu kendali, membubuhkan stempel tanggal dan jam pengiriman pada bagian bawah pertinggal sebelah kiri dan menyerahkan kepada tatusaha pengolah disertai kartu kendali ke III. Sedangkan kartu kendali ke II diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan dalam file sebagai pengganti arsip dan kartu kendali I disimpan pencatat pada file kartu kendali. Lalu pencatat menyampaikan surat asli dan tembusannya kepada si pengirim surat.

3)      Pengirim surat meneliti, member sampul dan diberi alamat lalu dikirimkan ke alamat tujuan surat

Di antara tugas-tugas yang terklasifikasikan di atas adakalanya dipegang rangkap oleh seseorang disesuaikan oleh kondisi petugas yang ada di sekolah masing-masing. Jadi petugas tata usaha sekolah tidak selalu lengkap sesuai dengan deskripsi pekerjaan yang ada. Namun demikian fungsi ketatausahaan sekolah hendaknya tetap berjalan sebagaimana mestinya.

F.     Mekanisme Pengumpulan Data Persekolahan

Membangun basis data dalam sistem informasi pendidikan nasional dewasa ini sangat memperhatikan data persekolahan. Untuk tercapainya keterpaduan menyeluruh maka telah ditetapkan jenis data harus dikirimkan dan untuk itu telah disisapkan format yang khusus. Demikian pula agar terkendalinya arus data, prosedur, dan waktu pengumpulannya pun telah ditetapkan. Ketetapan-ketetapan tersebut dubuat secara tersentralisasi. Untuk sekolah dasar, jenis data yang harus dicatat meliputi :

1)      Nomor Statiskit Sekolah

2)      Identitas yang mencakup nama, alamat status, tahun pendirian, dan waktu penyelenggaraan sekolah.

3)      Murid dan kelas yang mengikuti EBTA/UAS taun ajaran yang lalu, pengiriman murid tingkat satu, murid baru tingkat satu menurut umur, tingkat, dan jenis kelamin, murid menurut agama, murid mengulang, dan kelas menurut tingkat.

4)      Kepala Sekolah, guru, dan pegawai lainnya menurut status kepegawaian, jenis kelamin, ijizah tertinggi, jabatan/penugasan.

Untuk sekolah menengah, jenis data harus dicatat meliputi :

1)      Nomor Statistik Sekolah

2)      Identitas sekolah, SK status sekolah, kurikulum, waktu penyelenggaraan, dan tempat penyelenggaraan praktek.

3)      Identitas penyelenggaraan sekolah swasta mencakup nama yayasan/penyelenggara, alamat, dan akte pendirian.

4)      Kelas dan murid yang mencakup penerimaan murid baru tingkat I menurut asal sekolah, banyak kelas dan murid menurut program studi/jurusan/tingkat, murid mengulang menrut tingkat, murid agama dan tingkat, murid menurut tingkat dan tahun kelahiran, murid putus sekolah selama tahun ajaran.

5)      EBTA/UAS than ….. : kewenangan menyelengarakan EBTA/UAS, SK Kanwil untuk kewenangan. Lulusan menurut jenis kelamin, dan rata-rata NEM/SKHUN tiap lulusan menurut jurusan.

6)      Pegawai yang meliputi guru termasuk kepala sekolah, tenaga bukan guru yang tidak merangkap sebagai guru tetap dan tidak tetap.

7)      Fasilitas meliputi banyak ruang menrut status kepemilikan, keadaan dan luasnya, luas tanah/persil yang dikuasai sekolah menurut status kepemilikan dan pengurusan, rata-rat biaya pemakaian tiap bulan dari listrik, telepon, PDAM dan gas, banyak perlengkapan sekolah.